2 التنظيم 2.1 المسؤوليات والمسائلة (أ) تقع على عاتق المنشأة وإدارتها المسؤولية الكاملة، كما أنهما مسؤولتان في النهاية عن توفير مكان عمل آمن وصحي لجميع العاملين، والزوار، أو المارة الذين قد يتأثر مرورهم بموقع العمل (ب) تتحمل المنشأة مسؤولية عن ضمان توفير الموارد الكافية لتحقيق أهداف المنشأة في مجال السلامة والصحة، مثل (على سبيل المثال لا الحصر): أ. الموارد المالية ب. الموارد البشرية ت. التقنيات ث. البنية التحتية والمعدات ج. نظم تقنية المعلومات ح. الخبرة والتدريب (ت) ينبغي للمنشأة تحديد دور جميع العاملين الذين يؤدون واجبات تتعلق بالسلامة والصحة المهنية، ومسؤولياتهم، ومحاسبتهم وكذلك السلطات الممنوحة لهم بوضوح؛ مع وصفها في شكل مسميات وظيفية أو كتيبات أو إجراءات أو جميعها ثم يتم إرسالها إلى العاملين المعنيين. (ث) ينبغي للمنشأة تعيين شخصًا أو أشخاصًا على مستوى الإدارة كمسؤولين لديهم سلطة وصلاحية عمّا يلي: أ. تطوير وتنفيذ لائحة إدارة السلامة والصحة المهنية داخل المنشأة ب. مراجعة وتقييم لائحة إدارة السلامة والصحة المهنية بشكل منتظم ت. تقديم تقارير دورية إلى بقية إدارات (أقسام) المنشأة بشأن أداء لائحة إدارة السلامة والصحة المهنية ث. تعزيز مشاركة جميع العاملين في عملية السلامة والصحة المهنية (على سبيل المثال: التحدث إلى العاملين بشكل منتظم والنظر في آرائهم عند اتخاذ قرارات تتعلق بالسلامة والصحة المهنية) (ج) ينبغي للمنشأة الإبلاغ على جميع مستويات المنشأة عبر قناة/قنوات الاتصال المناسبة (على سبيل المثال: البريد الإلكتروني والملصقات والعروض التقديمية وما إلى ذلك) عن: أ. أهمية السلامة والصحة المهنية لكونها مسؤولية مشتركة لجميع العاملين ب. واجب العاملين في حماية سلامتهم وصحتهم وزملائهم وغيرهم في مكان العمل أو بالقرب منه ت. واجب العاملين في التعاون مع صاحب العمل والزملاء وأي شخص يقوم بأداء واجبه مفروض عليه بموجب تشريع داخلي أو خارجي فيما يخص السلامة والصحة المهنية وذلك من خلال اتباع التعليمات والتدريب والإبلاغ عن الظروف الخطرة واستخدام الأدوات / المعدات / الأجهزة / الملابس بشكل مناسب وطريقة آمنة ث. الشخص/الأشخاص المعيّنون أو المسؤولون الذين يتحملون المسؤولية والمحاسبة والسلطة لتحديد أو تقييم أو السيطرة على مخاطر السلامة والصحة المهنية 2.2 نظام "System" الكفاءة والتدريب (أ) ينبغي للمنشأة ضمان أنّ العاملين لديها مختصين (أي، مؤهلون تأهيلًا كافيًا ومدربون تدريبًا مناسبًا ولديهم ما يكفي من الخبرة) لتنفيذ جوانب السلامة والصحة الخاصة بواجباتهم ومسؤولياتهم. ولتحقيق ذلك، ينبغي للمنشأة: أ. تحديد احتياجات التدريب ب. إجراء التدريبات وفقًا للاحتياجات المحددة، والتي ينبغي أن يتم: I. تقديمها إلى العاملين المعنيين، حسب الاقتضاء، بدون تكاليف II. إجراؤها بلغة ومفردات يسهل على العاملين فهمها III. إجراؤها أثناء ساعات العمل، إن أمكن IV. إجراؤها من قبل أشخاص مختصين (ت) توثيقها (كلًا من محتوى التدريب والعاملين الذين يحضرون) 2.3 توثيق لائحة إدارة السلامة والصحة المهنية (أ) ينبغي للمنشأة وضع نظامًا "System" حديثًا لتوثيق اجراءات وممارسات السلامة والصحة المهنية والحفاظ عليها وتسجيل ومتابعة جميع المسائل المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية. وينبغي أن يتضمن نظام "System" توثيق لائحة إدارة السلامة والصحة المهنية ما يلي: أ. سياسة السلامة والصحة المهنية والأهداف ذات الصلة بالسلامة والصحة المهنية للمنشأة ب. قائمة بالعاملين الرئيسيين المسؤولين عن السلامة والصحة المهنية داخل المنشأة، بما في ذلك وصف أدوارهم ومسؤولياتهم وبيانات التواصل معهم ت. قائمة بالمخاطر الكبيرة المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية الناشئة عن أنشطة المنشأة والترتيبات المتعلقة بالوقاية منها ومكافحتها ث. الإجراءات أو الإرشادات أو عمليات التوثيق الداخلية الأخرى المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية ج. سجلات (الدروس المستفادة، ممارسات محلية ودولية، دراسة حالات، الخ..)، حسب الإقتضاء (ب) ينبغي أن يكون نظام "System" التوثيق للائحة إدارة السلامة والصحة المهنية: أ. سهل التحديد والمتابعة ب. في الصيغة الأكثر ملائمةً للمنشأة (على سبيل المثال: Excel، أو Word، أو غير ذلك) ت. مكتوب بشكل واضح ومعروض بطريقة يسهُل فهمها وباللغة (اللغات) الأكثر استخدامًا من قبل أعضاء المنشأة (بالإضافة الى اللغة العربية كلغة أساسية) ث. يتم مراجعته وتحديثه بشكل منتظم، حسب الضرورة ج. يتم التخلص منه أو منعه من التداول بعد انقضاء صلاحيته (لايقل عن كل سنتين) (ت) ينبغي للمنشأة إنشاء السجلات المناسبة للسلامة والصحة المهنية والمحافظة عليها، التي يمكنها المساعدة على تحديد التبعات الضارة المحتملة، ومعالجة المشكلات قبل تدهورها من حيث طبيعتها، وتوضيح الامتثال إلى الالتزامات القانونية. (ث) ينبغي أن تتضمن السجلات مثل: أ. سجلات الإصابات واعتلال الصحة والأمراض والحوادث المرتبطة بالعمل ب. سجلات بصحة العاملين، والمخاطر التي يتعرضون لها، فضلًا عن لمحة عامة عن بيئة العمل ت. سجلات بالمخاطر المرتبطة بالنشاط المحدد للمنشأة فضلًا عن التدابير المتخذة للوقاية منها / مكافحتها ث. نتائج التدقيقات الحسابية والمراجعات المرتبطة بإصلاحات المخاطر المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية ج. تصاريح العمل والتراخيص والشهادات ذات العلاقة، حسب الإقتضاء ح. الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية خ. محاضر اجتماعات لجنة السلامة والصحة المهنية (أو أي اجتماعات رئيسية متعلقة بالسلامة والصحة المهنية) د. بيانات مزودي الخدمات والمتعاقدين، حسب الإقتضاء ذ. سجلات التدريبات التي تم إتمامها، والتي تتضمن حضور العاملين وملاحظاتهم وتعليقاتهم على التدريب (فيما يتعلق بالسلامة والصحة المهنية) ر. جميع السجلات الأخرى الناشئة عن تنفيذ المنشأة للائحة إدارة السلامة والصحة المهنية أو عن التشريعات الوطنية والدولية التي تتناول السلامة والصحة المهنية، حسب الإقتضاء (ج) ينبغي أن يحق للعاملين الاطلاع على سجلات السلامة والصحة المهنية ذات الصلة ببيئة عملهم، وأن يحترموا، عند الاقتضاء، الحاجة إلى السرية. 2.4 نظام "System" التواصل (أ) ينبغي للمنشأة ضمان نشر القنوات المناسبة واستخدامها في التواصل بشأن المسائل ذات الصلة بالسلامة والصحة المهنية على جميع المستويات والتخصصات حيثما كان ذلك ملائمًا، وعند الاقتضاء، مثل: أ. مراسلات البريد / البريد الإلكتروني: i. إرسال النشرات الإخبارية المنتظمة عبر البريد أو البريد الإلكتروني لجميع العاملين، والتي تبرز أخبار السلامة والصحة في مكان العمل والدورات التدريبية والمعلومات والتحديثات ii. وجود صندوق بريد إلكتروني خاص بـ "الاقتراحات" (و/أو صندوق فعلي في مكان العمل) للعاملين لتبادل الاقتراحات حول طرق العمل بأمان وغيرها من الأمور ب. وضع أدوات الاتصال المادي في مكان يسهل رؤيتها وقراءتها: i. لافتات السلامة (مثلًا، للإشارة إلى حظر الأعمال الخطرة، مثل التدخين في منطقة يتم فيها تخزين أو استخدام المواد القابلة للاشتعال) ii. لوحة إعلانات تعرض أحدث سياسات العمل الأمن، والإجراءات، والأخبار، وبيانات الاتصال بالمسعفين، وتعليمات الطوارئ في حالة الحرائق، والدورات التدريبية القادمة، وما إلى ذلك iii. الملصقات التي تحتوي على معلومات ذات صلة بالسلامة والصحة المهنية (مثل الملصقات التي تشرح ما هي معدات الوقاية الشخصية المناسبة) ت. وجهًا لوجه: i. عقد اجتماعات منتظمة للتحدث إلى العاملين حول العمل الذي يقومون به وكيفية القيام بذلك بأسلم طريقة ii. عقد "محادثات قصيرة حول صندوق الأدوات" يتم فيها مناقشة موضوعات محددة حول السلامة والصحة المهنية ذات صلة بالمهمة المطلوب تنفيذها iii. عقد اجتماعات فردية (رسمية أو غير رسمية) مع الأفراد العاملين ث. الشبكة الداخلية: i. إنشاء قسم (صفحة) مخصص للسلامة والصحة المهنية داخل الشبكة الداخلية للمنشأة، ويتضمن تحديثات السلامة والصحة المهنية، والمستندات، والتقويمات، والروابط، وما إلى ذلك. ii. إنشاء منتدى مناقشة عبر الإنترنت حول السلامة والصحة المهنية يمكن لجميع العاملين الوصول إليه (ب) ينبغي للمنشأة ضمان أن الاتصال الداخلي للمعلومات المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية يتناول كذلك المتعاقدين الخارجيين ومزودي الخدمات والزوار. (ت) ينبغي للمنشأة توثيق الاتصالات المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية (مثل: النشرات الإخبارية، والقرارات الصادرة من الاجتماعات الرئيسية) في إطار نظام "System" توثيق لائحة إدارة السلامة والصحة المهنية للمنشأة. (لمزيد من المعلومات، يُرجى الرجوع إلى المتطلب "توثيق لائحة إدارة السلامة والصحة المهنية" من هذه الوثيقة)