السجلات 1- يجب على الشخص الخاضع للضريبة حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية التي يلزم مسكها بموجب أحكام النظام وهذه اللائحة مدة ست (6) سنوات على الأقل اعتباراً من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها. تكون مدة حفظ السجلات المتعلقة بالأصول الرأسمالية طيلة فترة التعديل لهذه الأصول المقررة في المادة الثانية والخمسين من هذه اللائحة، مضافاً عليها مدة خمس (5) سنوات تبدأ من تاريخ امتلاكها من قبل الشخص الخاضع للضريبة. 2- يجب مسك السجلات باللغة العربية، ويجب اصدار جميع الفواتير باللغة العربية بالاضافة لأي لغة اخرى قد تصدر بها الفواتير الضريبية. 3- يجب حفظ السجلات في المملكة ورقياً أو من خلال الوصول إلى خادم حفظت فيه تلك السجلات، وفي حال اختيار الشخص الخاضع للضريبة تخزين السجلات إلكترونيا يجب استيفاء الشروط الآتية: ‌أ. يجب أن يكون نظام الحاسب الآلي أو الخادم موجوداً فعلياً في المملكة. ويجوز للشخص الخاضع للضريبة الذي له مؤسسة تقع في المملكة أن يحتفظ بنظام الحاسب الآلي المركزي في الخارج، شريطة أن تكون له محطة طرفية أو توصيلة طرفية في فرعه في المملكة يمكن من خلالها الوصول إلى كافة البيانات والقيود المتعلقة بحساب المؤسسة الواقعة في المملكة. ‌ب. دون الإخلال بأي التزامات نظامية مطلوبة بموجب أي نظام آخر، يتم إدخال البيانات في نظام الحاسب الآلي باللغة العربية متى كان ذلك ممكنا ويجب أن تكون مطابقة تماما لنسخة تلك الدفاتر. ‌ج. يجب الاحتفاظ محلياً بالمستندات الأصلية المؤيدة لجميع القيود المسجلة في الدفاتر المحاسبية. ‌د. يجوز استخراج الحسابات الختامية والميزانية العمومية عن طريق الحاسب الالي مباشرة. وفي حال استخدام طريقة المحاسبة التقليدية بمساعدة الحاسب الآلي في بعض البنود المحاسبية، فيجب أن تكون جميع قيود التسوية متوفرة باللغة العربية. ‌ه. على الشخص الخاضع للضريبة أن يوثق إدخال البيانات الى الحاسب الآلي ونظام المعالجة للقيود المحاسبية للمراجعة عند الاقتضاء. ‌و. على الشخص الخاضع للضريبة اتخاذ الإجراءات الأمنية الضرورية والضوابط الكافية التي يمكن مراجعتها وفحصها لمنع العبث بها. ‌ز. للهيئة أن تجري مراجعة آلية للنظم والبرامج التي يستخدمها الشخص الخاضع للضريبة في إعداد حساباته الآلية. 4- أ. يجوز للشخص الخاضع للضريبة المقيم أن يعين طرفاً ثالثاً مؤسساً بالمملكة من أجل الالتزام بمتطلبات الاحتفاظ بالفواتير والمستندات والدفاتر والسجلات المتعلقة بذلك الشخص، ويظل الشخص الخاضع للضريبة مسؤولاً عن التزاماته. ب. على الشخص الخاضع للضريبة غير المقيم الذي لم يعيّن ممثلاً ضريبياً له في المملكة أن يقوم بتعيين طرف ثالث مؤسّس بالمملكة للوفاء بالتزامات الاحتفاظ بالفواتير والمستندات والدفاتر والسجلات المنصوص عليها بالنظام وهذه اللائحة. 5- على الممثل الضريبي للشخص غير المقيم أن يتولى مسؤولية الاحتفاظ بالفواتير والمستندات والدفاتر والسجلات المتعلقة بنشاط ذلك الشخص غير المقيم.