يكون الربان مسؤولا عن السجلات والدفاتر الادارية الآتية: 1. سجل يتضمن وقائع السفينة/الوحدة البحرية/ المنصة البحرية ويجب ترقيم صفحاته والتأشير عليه من السلطة البحرية ويذكر فيه بيان الحوادث وحالة البحر والجو الطارئة والجرائم والمخالفات الإدارية التي ترتكب على متنها والجزاءات التأديبية والمواليد والوفيات ومناورات قوارب النجاة والحريق وغاطس السفينة/الوحدة البحرية/ المنصة البحرية عند القيام والوصول إلى كل ميناء والقرارات التي تتخذ أثناء الرحلة. 2. دفتر / سجل يتضمن أحوال السطح ويذكر فيه توزيع العمل اليومي ونظام الخدمة في السفينة/الوحدة البحرية/ المنصة البحرية وحالة البحر والجو وما يقع من حوادث أثناء ذلك. 3. دفتر / سجل يتضمن أحوال غرفة الآلات ويذكر فيه توزيع العمل وحركة الآلات ومعدلات الاستهلاك والتخلص من فضلات الزيوت المتراكمة وما يقع من حوادث يومية وما يتم من إصلاحات. 4. دفتر / سجل يتضمن الشؤون المالية للسفينة/الوحدة البحرية يتضمن بيان الإيرادات والمصروفات. 5. يزود الربان السلطة البحرية او مفتشي الوزارة نسخة من هذه السجلات عند طلبهم وذلك خلال الفترة المحددة من قبلهم.