يجب على المقاول الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والمستندات التي تُثبت صحة قائمة المركز المالي (الميزانية)، وقائمة الدخل (حساب الأرباح والخسائر) للسنة الأخيرة الموقّعة والمصدّقة من محاسب قانوني مرخَّص له بمزاولة المهنة، والمودعة في برنامج قوائم، والبيانات والإيضاحات التي تفسرها، وعلى المقاول داخل المملكة أن تكون هذه الدفاتر والسجلات منتظمة وباللغة العربية مع ضرورة التقيُّد بالشروط والضوابط الواردة في نظام الدفاتر التجارية.